Оригинальные студенческие работы


Реферат деловая переписка и ее формы

При организации устойчивой телексной связи операторы должны сразу обменяться таким набором и следовать ему неукоснительно. Электронная почта Электронная почта — один из наиболее широко используемых видов сервиса как в корпоративных сетях, так и в Интернет.

  1. Так что вероятность того, что письмо в HTML не сможет быть прочитано получателем, достаточно велика, и писать письма в таком виде не следует.
  2. Правильно выбирайте шрифт Размер и начертание шрифта, используемого при написании писем как электронных, так и обычных, но распечатанных на принтере говорит о авторе письма больше, чем многие полагают.
  3. Используйте программы проверки орфографии, а для важных писем пользуйтесь услугами корректоров.

Она является не просто способом доставки сообщений, а важнейшим средством коммуникации, распределения информации и управления различными процессами в бизнесе. Система позволяет передать сообщение и при этом необязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком, и она немедленно передаст сообщение при включении компьютера абонента.

Главное ее преимущество состоит в низких затратах на ее пересылку и высокой скорости обмена данными. Значительное число предпринимателей используют электронную почту для ведения неформальной переписки, рассылки меморандумов, извещений, отчетов и новостных сообщений, предложений о продаже или покупке и т. При создании электронного сообщения с помощью большинства известных на сегодняшний день специализированных программных продуктов Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, Lotus Notes, Outlook Express и др.

Если вы получатель — ответить должны именно. Однако будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в адресном поле более 2-х адресатов - на письмо отправленное всем, вы не получите ответа ни от. При использовании этой функции будьте уверены, что вы отправляете копии только тем лицам, которые действительно нуждаются в данном сообщении.

Используется также для массовой реферат деловая переписка и ее формы, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели. Многие получатели электронных сообщений на основе лишь одной этой строки принимают решение о том, следует ли вообще читать полученное сообщение.

Если заглавие вашего исходящего сообщения выполнено недолжным образом или не совпадает с его содержанием, реферат деловая переписка и ее формы вы рискуете не только напрасно отвлечь внимание вашего партнера по переписке, но и вынудить его оставить сообщение без ответа, а то и вовсе отказаться от переписки.

В этой связи можно порекомендовать руководителям предприятий установить соответствующее программное обеспечение, осуществляющее предварительную фильтрацию всех исходящих сообщений а также проверяющее их на наличие компьютерных вирусов, что позитивно скажется на имидже фирмыи поручить одному или нескольким сотрудникам контролировать исходящую почту. План переговоров и список участников представляются в данном случае менее значимыми деталями и могут быть включены в основной текст сообщения.

Удалить нежелательных получателей реферат деловая переписка и ее формы добавить других можно. Это часто бывает при многократном получении и отправлении сообщения на одну и ту же тему. В связи с этим необходимо постоянно изменять содержание заголовка сообщения, чтобы он все время отражал только самую точную информацию.

Текст письма начните с приветствия, это вежливо. Личное обращение к адресату повышает шансы реферат деловая переписка и ее формы, что сообщение хотя бы будет дочитано до конца. Следует, однако, помнить, что, вы пишете деловые письма от лица вашей компании, а не личные послания. Поэтому и стиль, и форма таких быстрых сообщений, по крайней мере, в начале переписки, должны быть выдержаны в официальном стиле.

Отправляемое электронное письмо, ни при каких обстоятельствах, не должно компрометировать ни вас, ни вашу компанию, ни вашего адресата.

Пишите осмотрительно, чтобы письмо не могло быть использовано против вас и вашего бизнеса! Старайтесь общаться с человеком на одном языке. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него — неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры. Не используйте транслитерацию, кроме случаев отправления писем из мобильных условий. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки — прилагайте текст ответа прикрепленным файлом аттачем.

При создании сообщения убедитесь, что его главная мысль сформулирована четко и ясно. Следует отказаться от использования двусмысленных, туманных формулировок и бессвязных конструкций, которые могут быть неправильно интерпретированы получателем сообщения. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным. Указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи или имя файла. Пишите кратко, некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях.

Электронное письмо должно быть конкретно. Из текста должно быть точно понятно, что именно требуется от получателя. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Цитируйте текст оригинального письма. При реферат деловая переписка и ее формы цитировании если ваш ответ на все письмо в целом пишите текст ответа в начале письма, а не в конце. Если ваши ответы по пунктам — отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Если говорить об информационных письмах, то его текст должен апеллировать к интересам адресата. Начинать надо с того, что может заинтересовать в данный момент реферат деловая переписка и ее формы письма. Обычно текст таких писем начинается следующими словами: Только после этого в тексте сообщается о предстоящих семинарах или тренингах. Шансы составить грамотное обращение и эффективно работающий текст увеличиваются с количеством информации о получателе электронного письма.

К примеру, если видно, что компания ведет себя на рынке активно, текст письма в ее адрес должен быть проникнут идеей, что предлагаемый вами продукт поможет ей заработать хорошие деньги в короткие сроки. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2…3 мегабайт.

Если вы хотите выслать вложение большего размера — уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или влезет ли в почтовый ящик. У некоторых могут быть вообще dial-up модемы. Упаковывайте их в архив zip, rar как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.

Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и пр. Настоятельно рекомендуется включать во всю исходящую корреспонденцию ваши фамилию имя, должность, адрес с почтовым индексом компании, номера телефонов и факса, а также адрес электронной почты и адрес сайта. Можно воспользоваться реферат деловая переписка и ее формы такой опцией, как создание автоматической подписи.

В этом случае вся упомянутая информация будет автоматически вставляться в конце каждого сообщения и вам не придется печатать ее вручную. При этом не забудьте, подпись должна выглядеть следующим образом: Помните, что контактная информация не просто необходима, это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Имейте 2 варианта подписи — для инициативных собственных писем и ответов.

Для ответов достаточно просто: С уважением, Иван Гусев. Некоторые пользователи имеют привычку добавлять к письму файл с ироничным или просто остроумным текстом, называемый файлом подписи. Многие программы обработки почты позволяют создать целый набор таких файлов, которые присоединяются к сообщению.

Другие формы деловой переписки

Старайтесь избегать частого использования неформальных или слишком откровенных словесных оборотов при ведении электронной переписки. Также следует избегать шуток, употребляемых при обычном разговоре, так как собеседник в данном случае не видит вашей улыбки и может принять шутку всерьез. Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали!

Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок.

  1. Будьте конкретны Дайте понять сразу, чего вы хотите от получателя, а ваши контактные данные должны быть видны с первого взгляда. Американская Национальная комиссия по грамотности оценила ущерб для американских корпораций из-за неграмотности сотрудников в 3,1 млрд долл.
  2. Не злоупотребляйте заглавными буквами Как можно реже используйте слова и фразы, набранные заглавными буквами. Поэтому и стиль, и форма таких быстрых сообщений, по крайней мере, в начале переписки, должны быть выдержаны в официальном стиле.
  3. Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и пр.
  4. Старайтесь общаться с человеком на одном языке. Пишите кратко, некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях.
  5. Главное ее преимущество состоит в низких затратах на ее пересылку и высокой скорости обмена данными.

Текст не должен содержать ошибок! Однако основная масса писем далека от идеала: И уж совсем непростительно отсутствие темы письма. Она может оказаться самой важной частью вашего сообщения, так как по ней будут судить, стоит ли вообще читать полученное письмо.

Дайте понять, что это не спам, максимально ограничьте использование навязчивых фраз и восклицательных знаков, но постарайтесь заинтриговать получателя. Пишите кратко Никто не будет читать две страницы текста в электронном формате. Максимальный размер письма, по возможности, не должен превышать 40 строк.

При этом сами строки должны быть достаточно короткими и ровными по длине — 50-60 символов. Такой текст хорошо просматривается на экране и легко читается. Будьте конкретны Дайте понять сразу, чего вы хотите от получателя, а ваши контактные данные должны быть видны с первого взгляда. Используйте простой и понятный язык Обилие специальных терминов может вызвать раздражение у читателя, а у спам-фильтров — соблазн отметить послание как спам.

Не злоупотребляйте заглавными буквами Как можно реже используйте слова и фразы, набранные заглавными буквами: Прибегайте к этому приему только если хотите подчеркнуть исключительную важность выделяемого слова. Избегайте смайликов Замечательное изобретение Владимира Набокова стало ныне неотъемлемой частью переписки — у молодежи. Тем не менее, в деловой переписке они неуместны, но даже в личных обращениях их следует избегать, если вы не уверены, что получатель письма относится к смайликам доброжелательно и сам ими пользуется.

Не используйте HTML Большинство программ обработки электронной почты позволяют нормально отображать такие сообщения, но некоторые из них все же плохо воспринимают HTML. Кроме того, может возникнуть путаница в кодировке. Так что вероятность того, что письмо в HTML не сможет быть прочитано получателем, достаточно велика, и писать письма в таком виде не следует. Не указывайте сразу неcкольких адресатов Какой бы массовой ни была рассылка, отправляйте каждый раз письмо только одному адресату.

Учтите, что разные версии различных браузеров Internet Explorer, Opera, Firefox и реферат деловая переписка и ее формы. Будьте грамотны Письмо, написанное небрежно и с орфографическими реферат деловая переписка и ее формы, редко достигает цели. Американская Национальная комиссия по грамотности оценила ущерб для американских корпораций из-за неграмотности сотрудников в 3,1 млрд долл. Используйте программы проверки орфографии, а для важных писем пользуйтесь услугами корректоров.

Правильно выбирайте шрифт Размер и начертание шрифта, используемого при написании писем как электронных, так и обычных, но распечатанных на принтере говорит о авторе письма больше, чем многие полагают.

Психолог Арик Сигмен утверждает, что между тем, какой шрифт предпочитает человек и его характером можно проследить связь. Например, шрифт Courier, по мнению Сигмена, как правило, используют журналисты старой школы, немолодые администраторы или секретари, ностальгирующие по временам пишущих машинок и копирок.

Шрифты с засечками, такие как Times New Roman или Palatino демонстрирует компромисс между старым и новым, вызывая большее доверие к письму, что делает его особенно любимым в среде юристов и традиционных бизнесменов.

Рубленые шрифты, например, Arial или Modern, как полагает Сигмен, являются безопасным выбором. Comic Sans иные замысловатые и округлые шрифты реферат деловая переписка и ее формы, что автор письма желал привлечь к себе внимание. Наихудшим выбором для написания письма являются рукописные шрифты: Сигмен утверждает, что они кажутся фамильярными.

Текст Вашего письма может прочесть всякий желающий Всегда помните, что электронная почта не обладает той степенью конфидентциальности и приватности, которой отличается обычная почта. Не стоит пользоваться техническими реферат деловая переписка и ее формы вашего терминала.

VK
OK
MR
GP